Dynamicznie zmieniająca się sytuacja pandemiczna spowodowała, że wiele firm przeniosło swoją pracę z biur na pracę zdalną. Pracownicy przystosowali się do panujących warunków, aranżując swoje domowe zakątki to wykonywania obowiązków służbowych. Jednak sprawne funkcjonowanie firmy często opiera się na komunikacji między współpracownikami, co poza biurem może być utrudnione. W związku z tym popularność zyskały wielofunkcyjne komunikatory takie jak Microsoft Teams, które pozwalają na wymianę informacji i dzielenie się obowiązkami.
Sprawna komunikacja między współpracownikami
Ogromną zaletą stacjonarnej pracy w biurze jest łatwość komunikacji między pracownikami. Nieustanna wymiana informacji, delegowanie zadań czy zwykłe codzienne rozmowy wpływają na efektywność zespołu. Z tego powodu niezwykle istotne jest zadbanie o sprawną komunikację w przypadku gdy praca odbywa się zdalnie.
Narzędzia takie jak Microsoft Teams dają wiele możliwości interakcji między pracownikami. Służbowe spotkania czy szkolenia mogą odbywać się w specjalnych pokojach rozmów, do których dostęp będą miały tylko konkretnie wybrane osoby. Takie rozmowy mogą odbywać się zarówno jedynie głosowo, jak i za pośrednictwem wideorozmów. Dzięki temu z każdego miejsca możliwe jest zorganizowanie spotkania twarzą w twarz.
Mniej zobowiązujące rozmowy czy wymiana krótkich informacji może odbywać się poprzez wiadomości tekstowe. W tym przypadku komunikacja może odbywać się prywatnie między dwiema osobami, jak również za pośrednictwem wieloosobowych kanałów rozmów, w których uczestniczyć mogą wybrane osoby. W ten sposób utworzyć można oddzielny kanał dla pracowników z danego działu lub grupy pracującej nad danym projektem.
Dodatkowe funkcje ułatwiające prace
Komunikator biznesowy to nie tylko rozmowy między pracownikami i organizowanie wirtualnych spotkań. W sprawnej integracji między członkami zespołu przydadzą się dodatkowe funkcje, które zastąpić mają bezpośrednie interakcje towarzyszące pracy stacjonarnej. Kluczową funkcją może okazać się łatwa wymiana plików, którą oferuje Microsoft Teams.
Przesył dokumentów lub zdjęć odbywać może się zarówno podczas rozmowy, jako załącznik do wiadomości, ale również w formie powszechnego udostępnienia plików dla docelowej grupy odbiorców, dzięki temu widoczne będą w oddzielnej zakładce.
Komunikator firmy Microsoft pozwala również na integrację z innymi programami tego producenta, z których często korzystają pracownicy firm. Dzięki temu możliwe jest między innymi edytowanie dokumentów w czasie rzeczywistym przez kilku pracowników naraz. Kolejną istotną funkcją jest również połączenie z aplikacjami ułatwiającymi organizację pracy.
Komunikator umożliwia udostępnianie współpracownikom kalendarza, listy zadań czy notatnika, w których zmiany wprowadzać może każdy członek zespołu. W ten sposób np. wydarzenie wprowadzone przez jednego z nich znajdzie się od razu w planie dnia wszystkich pozostałych, a sugestie dotyczące zarysu projektu nanosić może w notatniku wielu pracowników naraz.
Sprawdź na https://leadership-center.pl/blog/microsoft-teams/
